Tendințele anului 2022 în materie de evenimente ne îndeamnă din ce în ce mai mult către alegerea unei locații în aer liber, fie ea la piscină, pe plajă, la o cabană sau chiar în propria curte. Cum să facem evenimentul mult visat să fie unul pe măsura dorințelor noastre?
Vă prezentăm câteva sfaturi pentru a crea evenimentul perfect în aer liber!
Alege locul potrivit
Imaginează-ți evenimentul perfect! Este la piscină? Pe o plajă? Într-o pădure? În propria curte? Alegerea locației potrivite pentru evenimentul tău special este esențial pentru a asigura succesul acestuia. Pentru a alege locația perfectă trebuie să iei în considerare câteva aspecte foarte importante.
- locul & accesibilitatea – locația aleasă pentru eveniment trebuie să fie ușor accesibilă pentru majoritatea invitaților. Prezența unui spațiu de parcare este un mare avantaj! Dacă locația este în afara orașului, puteți pune la dispoziția invitaților un mijloc de transport ca aceștia să nu fie condiționați să se deplaseze cu mașina proprie.
- distanța față de facilitățile de cazare – multe locații exclusive pentru evenimentele private oferă posibilitatea cazării prin rezervarea unor camere sau a întregii unități pe durata evenimentului. Cu toate acestea, dacă locația nu are cazare, trebuie evaluată distanța față de cele mai apropiate facilități de cazare. Invitații trebuie să poată petrece noaptea în apropiere odată ce evenimentul s-a încheiat.
- numărul de invitați & suprafața – sunt factori importanți care vă permit să alegeți cu ușurință locația. De la aperitive la felurile principale, de la tăierea tortului la momentele finale. Fiecare dintre acestea trebuie să permită invitaților să socializeze și să se distreze evitând înghesuiala, dar și împrăștierea. De aceea, suprafața locației este extrem de importantă.
- restricțiile – trebuie luate în considerare și caracteristicile evenimentului în cauză. De exemplu, dacă planifici o petrecere cu DJ sau formație, este esențial să verifici dacă este posibil sau nu să petreceți până noaptea târziu. Mai ales în contextul pandemiei! Mulți organizatori stabilesc orare în care să organizeze petreceri dincolo de care nu este posibilă continuarea petrecerii. Prin urmare, este evident că nevoile evenimentului și cele ale locului să se potrivească perfect.
Rezervă locația din timp
Deoarece evenimentele în aer liber se organizează în special în anotimpurile calde, cererea pentru cele mai bune locații va fi mare. Pentru a evita conflictele de programare, rezervați-vă locația cât mai curând posibil sau organizați evenimentul în propria curte, în cazul în care dețineți o curte ce permite acest lucru.
Ține cont de vreme
Ideal este ca vremea să țină cu tine, dar uneori “socoteala de acasă nu se potrivește cu cea din târg”. Fiți pregătiți! Să aveți un plan pentru toate tipurile de vreme. Dacă veți alege cort pentru exterior, veți dori să rezervați unul cu pereți laterali, chiar dacă credeți că nu va fi necesar. Dacă plouă cu găleata, veți dori ca invitații să fie protejați! Deoarece cortul reprezintă un element prioritar acum, este mai bine să îl rezervați în avans și apoi să îl anulați în zilele care preced evenimentul dacă prognoza arată soare.
Tip: Cum să ne protejăm invitații împotriva insectelor?
- lumânările Citronella în jurul cortului pot descuraja insectele, la fel ca și alegerea florilor în decor care nu sunt pe placul lor, cum ar fi: lavanda, menta, gălbenelele.
Stabilește-ți bugetul
- prioritizează – scopul principal al unui buget nu constă exclusiv în a ține cont de cheltuieli. Mai degrabă, scopul ar trebui să fie alocarea corespunzătoare a fondurilor către cele mai valoroase elemente ale evenimentului. Cum îți dai seama ce este mai important pentru tine? Afirmând cât vei cheltui pe fiecare element, bugetul devine o reflectare a ceea ce părți ale evenimentului sunt cele mai importante pentru tine.
- fii open-minded – rareori un subiect preferat de discuție, însă unul ce nu trebuie ignorat, bugetul este cheia unui eveniment de succes. Să nu-ți fie teamă să porți o discuție deschisă și sinceră cu organizatorii despre cât sunteți dispuși să cheltuiți. Dacă locația este în afara bugetului vostru, nu știți niciodată ce sunt dispuși aceștia să vă ofere. Aflați ce vă oferă locația și vedeți dacă merită să mutați niște bani dintr-o zonă a bugetului vostru în locul pe care îl doriți cu adevărat.
Catering – lăsați pe seama experților!
Găsirea unei echipe de catering care este familiarizată cu evenimentele în aer liber este extrem de importantă. De asemenea, dacă firma de catering vă pune la dispoziție un barman, puteți discuta meniul de băuturi și achiziționa ulterior necesarul de băuturi.
Tip: Puteți achiziționa băuturile pentru eveniment din timp, urmărind ofertele magazinelor online.
Cea mai bună parte despre a fi în aer liber este că poți fi foarte inventiv cu meniul tău. Există atât de multe opțiuni distractive pe care le poți servi pentru evenimentul tău, trebuie doar să ții cont de câteva aspecte:
Tip: Utilizând platforma InviteMe.ro, poți afla foarte ușor preferințele invitaților folosind formularul de confirmare.
Decorul exterior
Fiecare cadru în aer liber, fie că este o curte, o plajă sau un câmp plin de flori, are propria sa frumusețe naturală, așa că atunci când îți organizezi evenimentul, ești într-o poziție unică de a folosi peisajul natural în avantajul tău. Iar alegerile pe care le faceți cu decorul, vă pot ajuta să vă faceți evenimentul mai mult sau mai puțin formal. Închirierea de cort și mobilier reprezintă soluția perfectă pentru un eveniment în aer liber.
Pentru un eveniment mai formal, organizatorii preferă să aleagă corturi înalte sau corturi cu stâlpi și cu draperii de tul pe tavan, adăugând candelabre și alte corpuri de iluminat, sisteme de climatizare, podea și mochetă sau pardoseală de parchet, creând o atmosferă elegantă și excentrică.
Pentru un eveniment mai puțin formal, decorează-ți spațiul cu obiecte pe care le-ai găsi în natură. Acestea vor spori atmosfera în aer liber și oamenii se vor conecta cu tema. Buturugile de copac sunt extrem de versatile și pot fi, de asemenea, folosite pentru a crea mese, suporturi de farfurii și de pahare, numere de mese și chiar jardiniere. Aceste detalii vor crea o atmosferă rustică și naturală.
